Pomodoro o 5S: i metodi più utili e curiosi per organizzare la mente

Hanno nomi bizzarri come MoSCoW, metodo delle 5 S, alcuni sono volutamente divertenti, come il metodo del pomodoro: si tratta di tecniche organizzative per la gestione efficace del tempo. Rubate ai sistemi di pianificazione lavorativa e di gestione del tempo professionale, possono trasformarsi in valido aiuto in tempi di lockdown da coronavirus per insegnarci tecniche di ordine mentale che aiutano a tenere sotto controllo l’ansia e le sensazioni claustrofobia legate alla prolungata clausura.  Scopriamo come funzionano e come possiamo applicarle alla situazione attuale, creando percorsi sicuri e abitudini ordinate che ci aiutano a controllare gli stati d’animo negativi. 

DECLUTTERING MENTALE – Mai come in questo periodo siamo assillati da pensieri negativi, paura, informazioni sovrabbondanti e caotiche. La nostra mente è come un armadio affollato di troppe cose, la maggior parte delle quali è inutile e addirittura tossica. La prima cosa da fare è una bella pulizia, proprio come quando riordiniamo il guardaroba, magari seguendo i draconiani consigli di Maria Kondo, maestra internazionale di decluttering estremo con il suo libro “Il magico potere del riordino”. Per una pulizia mentale efficace, cominciamo a selezionare le nostre fonti di informazione, a ridurre il tempo in cui ci esponiamo a notizie drammatiche o ansiogene, cerchiamo di chiacchierare al telefono con persone positive e di mostrarci sereni a nostra volta. 

TENIAMO IN ORDINE I NOSTRI SPAZI – Facciamo uno sforzo e manteniamo il più possibile sgombri e liberi dal disordine gli ambienti in cui viviamo. Un tavolo senza oggetti abbandonati, la scrivania riordinata, il divano accogliente e il letto ben rifatto ci trasmettono una sensazione di leggerezza e di pulizia che fa bene alla mente e all’umore. 

I METODI DI ORGANIZZAZIONE – In questi giorni siamo stati invitati da molti esperti a mantenere abitudini ordinate e creare nuove routine e schemi adatti alla situazione di lochdown. Ecco allora alcuni metodi, pensati per le aziende e per ottimizzare l’efficienza professionale, ma che possiamo mettere in pratica, almeno parzialmente, anche nella realtà domestica e sfruttarli per le nostre ore di smart working. Non si tratta di tecniche nuove: alcune risalgono anche agli anni Ottanta e Novanta del secolo scorso, ma si sono dimostrare valide ed efficaci. Ne segnaliamo alcuni, anche dai nomi bizzarri e divertenti. 

-IL POMODORO – E’ stato inventato alla fine degli anni Ottanta da uno sviluppatore software ed imprenditore di origini italiane, Francesco Cirillo, e ci aiuta a strutturare l’uso del tempo nell’arco della nostra giornata in modo efficiente e non dispersivo. In sintesi, si tratta di suddividere il tempo in intervalli anche brevi (cinque-dieci minuti), nel quale dedicarsi completamente e senza distrazioni a una certa attività, prima di passare a quella successiva. Per essere certi di non sgarrare, il tempo viene misurato con banale segnatempo da cucina, che per l’inventore del metodo era a forma di pomodoro. In pratica, basta scegliere l’attività da svolgere, fissare il tempo da dedicarle (ad esempio 20 minuti), impostare il timer e lavorare senza interrompersi e deconcentrarsi finché il timer non suona. A quel punto si fa una pausa di cinque minuti e dopo quattro “pomodori” ci si ferma un po’ di più, almeno 15 minuti. 

- LE 5 S – Sono un metodo giapponese i cui capisaldi sono sintetizzati da cinque termini che iniziano per S., secondo un gioco di parole che nella traduzione in italiano si perde in parte. Ha molto a che fare con la concezione un po’ zen dell’ordine e dello spazio vuoto, tipicamente nipponici, ma è comunque interessante e utile. Le parole sono Seiri (Selezionare), Seiton (Riordinare gli strumenti), Seiso (Ordine e pulizia), Seiketsu (Standardizzazione: per evitare di non applicare i tre punti recedenti),  e infine Shitsuke (Mantenere i risultati nel tempo). Si tratta soprattutto di mantenere in ordine la postazione di lavoro, eliminando tutto quello che è superfluo e lasciando spazio libero come luogo in cui possa materializzarsi una nuova strategia. Lo stesso possiamo fare con i nostri pensieri, eliminando quello che non ci serve e prendendoci una pausa di silenzio mentale per fare emergere nuove idee.

- MoSCoW – E’ un acronimo che racchiude in sé le parole Must, Should, Could, Won’t (Devo, Dovrei, Potrei, Non sarà), in cui le lettere minuscole O sono inserite solo per rendere pronunciabile la parola. Questa tecnica, usata, nella business analysis e nello sviluppo del software, si propone di creare una lista di priorità in base alla quale organizzare le diverse attività: il Must (Devo) è il risultato finale a cui si vuole arrivare al termine dell’attività; Should (Dovrei) è un aspetto di alta priorità, ma anche critico e difficile da realizzare, che nei limiti del possibile dovrebbe essere compreso nella soluzione finale. Il Could (Posso) esprime un requisito auspicabile ma non indispensabile, mentre il Won't (Non sarà) è ciò che per il momento non si è in grado di fare, ma che può essere ripreso in futuro. 

Proviamo a considerare la gestione delle nostre giornate secondo quest’ottica: potremmo scoprire un modo migliore per affrontare il tempo e la lista delle cose da fare anche nel chiuso di casa, o trasformarle in un gioco da fare con partener e figli, per arrivare a un obiettivo in modo leggero e costruttivo.