L'ufficio del post Covid-19 sarà un luogo di formazione e incontro tra le persone

La pandemia per il Covid-19 e il conseguente lockdown hanno rivoluzionato le nostre vite, partendo dalle modalità di lavoro e dalla fruizione degli spazi pubblici. Se alcune aziende attive nell'online pensano a rendere permanente la conversione allo smart working - vedi gli annunci recenti di Twitter -, tante altre invece pensano a riaprire le proprie sedi fisiche in sicurezza per dipendenti e ospiti, perché non tutti i settori possono operare da remoto e perché non si vuole rinunciare all'insostituibile relazione personale. Certo è che l'ufficio dovrà adattarsi alle nuove esigenze e diventare più umano, ergonomico, a misura dei lavoratori e delle aziende. A raccontarci quali saranno i nuovi paradigmi dei luoghi di lavoro è Pietro Martani, Ceo e fondatore di Copernico, una delle più vaste rete di coworking italiane, che raduna un totale di 800 aziende e 6mila professionisti.

Quali erano i trend prima della pandemia da Covid-19?

Ci troviamo nell’economia della conoscenza. Uno studioso americano, Richard Florida, da anni analizza come si compone la forza lavoro. Evidenzia che la “Classe Creativa”, o meglio, coloro che detengono la “conoscenza” e che la alimentano, incrementano oggi l’energia plasmatrice dell’economia: rappresentano circa il 30% della forza lavoro negli Usa. Questi lavoratori studiano costantemente, sono culturalmente attivi, interagiscono tra loro e alimentano la spinta costruttiva e sana del capitalismo con innovazioni, nuovi prodotti ed avanzamento scientifico.

Florida traccia anche una ricetta sulle città maggiormente attraenti per la Classe Creativa con la teoria delle tre T: Tolleranza, Talento, Tecnologia. L’economia della conoscenza implica un ambiente che alimenti la diversità degli individui, favorisca la formazione costante con il confronto spontaneo e premi l’adozione e l’evoluzione tecnologica. L’Italia è nelle prime otto economie globali per dimensione, ma 31esima nel Talento e 25esima nella Tecnologia dell’indice di Florida.

In questi mesi tanti italiani hanno fatto i conti con il fenomeno dello smart working, ma forse è stato più semplicemente lavoro da remoto...

Lo smart working non è semplicemente del lavoro da casa: è una modalità intelligente di svolgere la propria attività, basata sull’autonomia dell’individuo nel determinare il percorso per raggiungere un determinato risultato. Prima dell’era dello smart working, l’azienda definiva il processo e costruiva controlli sulle persone per determinare l’output: in fabbrica con la linea produttiva, in ufficio con la timbratura del cartellino e rigide gerarchie. 

Come è cambiato l'ufficio?

Il termine “ufficio” ha origine latina e significava “lavoro”. L'ufficio tradizionale era lo spazio fisico che “conteneva” il lavoro ed era parte della logica “coercitiva” dell’azienda sul dipendente: ufficio privato con i colori dell’azienda, guardie all’ingresso del palazzo, barriere all’entrata con sistema di tracciamento del lavoratore (il cartellino), scrivania assegnata o stanza riservata ai manager, tempi e modalità di libertà definite dalle politiche aziendali.

Con l’arrivo degli uffici serviti e flessibili, le aziende sono diventate più agili e i costi di struttura variano. Un altro passaggio è rappresentato dall’introduzione del coworking, espressione diretta della Classe Creativa di Richard Florida: luoghi di socializzazione, di design, capaci di rendere la giornata più piacevole per l’individuo. 

Negli ultimi anni il modello si è evoluto: da open space che accoglie start-up e lavoratori indipendenti a luoghi diversificati, adatti anche alle nuove esigenze delle aziende. Gli spazi includono uffici privati e personalizzati, open space, ma anche ristoranti, zone esclusive per gli incontri, sale meeting. Il coworking di ultima generazione, o “ufficio intelligente”, è coerente con il lavoro intelligente, ha introdotto giardini, terrazze, arte, formazione, benessere.

Quali le sfide per le aziende prima e dopo il Covid?

L’emergenza sanitaria del Covid ha messo in luce la fragilità delle organizzazioni e la centralità dell’uomo. Ora c’è una nuova consapevolezza dell’ambiente in cui viviamo, si disegnano logiche di collaborazione.

Nel breve termine la sfida è restare vivi con la difesa dei ricavi e il taglio dei costi.  Determinante la motivazione delle persone e l’implementazione di nuove tecnologie per un lavoro “liquido”, “vicino” al cliente. Una volta ridisegnata l’azienda, si potrà tornare a pensare a lungo termine.

Nelle situazioni di crisi è fondamentale fare squadra e sostenersi a vicenda: tornare ad operare in un contesto a “rete”,

Quali sono i limiti del lavoro da casa?

A tutti manca il senso sociale del “gruppo” e la cultura aziendale si affievolisce. Risulta poi fondamentale disporre di strumenti per la gestione dei processi e dei progetti aziendali per evitare che ognuno “vada per la propria strada”. Coloro che saranno lasciati a casa si sentiranno demotivati, penseranno di far parte di un gruppo di serie B: sarà importante cercare di compensare con maggiore comunicazione, corsi di formazione e benefit diversi.

Diventa poi maggiormente complesso sostenere la produttività nel lungo termine e responsabilizzare le persone se mantenute costantemente in attività da remoto: sarà dunque necessario attivare sistemi di formazione e di monitoraggio del lavoro svolto. Infine non dimentichiamoci che lo smart working implica investimenti in infrastruttura ed ergonomia nelle casa delle persone, richiede il monitoraggio dei flussi dei dati aziendali e maggiori investimenti in sicurezza informatica.

Quali potranno essere i trend del lavoro futuro?

Purtroppo, coloro che svolgono attività ripetitive verranno prima o poi sostituiti dai software: queste figure possono restare a casa, così come le persone che non hanno coltivato il “talento sociale” e che l’organizzazione non vuole coinvolgere nei processi strategici. L’ufficio del futuro è per i privilegiati, per i vincenti della battaglia della robotizzazione del lavoro.

Le previsioni ipotizzano il 20/30% di presenze in meno in ufficio e, allo stesso tempo, più spazio tra le persone, igiene, tecnologie per il controllo e molti protocolli. Le dimensioni restano invariate, ma cambieranno le strutture rispetto a oggi: l’ufficio diventerà un luogo attrattivo, capace di formare e motivare le persone, centro di cultura, lifestyle, luminoso, verde, con arte, buon cibo e molti servizi per le persone.

L’ufficio assomiglierà anche alla Rainforest di Horowitt: sarà diffuso, più vicino alle persone, abbraccerà l’intero tessuto urbano e diventerà un ecosistema in cui massimizzare i risultati dell’azienda.